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Chaque trimestre, c'est la même chose : votre comptable vous demande vos factures d'achat et de vente, éparpillées entre votre boîte mail, vos téléchargements et une pile de tickets de caisse. Un PDF bien rangé par période simplifie la vie de tout le monde, et avec un mot de passe, il voyage de façon plus sûre.
Regrouper vos factures, étape par étape
- Rassemblez tout dans un seul dossier. Donnez aux fichiers un nom qui commence par la date (par exemple 2026-07-03-fournisseur.pdf) : vous voyez tout de suite dans la liste si l'ordre est bon ; sinon, corrigez-le avec les flèches.
- Des tickets papier ? Prenez-les en photo et convertissez-les avec JPG en PDF.
- Ouvrez Fusionner des PDF, choisissez tous les fichiers, vérifiez l'ordre et cliquez sur Fusionner.
- Trop lourd pour l'e-mail ? Allégez le fichier avec Compresser un PDF.
- Protégez le PDF avec Protéger un PDF et choisissez un mot de passe solide. Le fichier est chiffré en AES-256.
- Envoyez le mot de passe séparément, par exemple par SMS ou par téléphone, jamais dans le même e-mail que la pièce jointe.
Protégez toujours en dernier. Si vous le modifiez ensuite, le résultat n'a plus de mot de passe. Faites aussi des lots séparés pour les factures d'achat et de vente, ou demandez à votre comptable comment il préfère les recevoir.
Pourquoi ne pas envoyer vos factures en ligne ?
Les factures regorgent de données personnelles : noms, adresses, numéros de TVA, numéros de compte et parfois le détail de ce qu'une personne a acheté. Si vous les envoyez à un service PDF en ligne, vous confiez ces données à un tiers supplémentaire. Selon le RGPD, vous devez alors pouvoir vérifier ce que ce tiers en fait, où elles sont conservées et pendant combien de temps.
PDFCommunity fonctionne autrement : la fusion, la compression et la protection se font entièrement dans votre navigateur. Vos factures ne sont pas envoyées, aucun tiers ne s'ajoute. Pour en savoir plus, lisez Outils PDF pensés pour le RGPD.
Certains logiciels comptables ne savent pas lire automatiquement un PDF protégé par mot de passe. Demandez donc à votre comptable si un PDF protégé lui convient, ou convenez ensemble d'un moyen de partage sûr.
Questions fréquentes
Un mot de passe sur un PDF, est-ce assez sûr ?
Avec un mot de passe solide, oui : AES-256 est le chiffrement le plus fort de la norme PDF. Le point faible, c'est généralement le mot de passe lui-même. Choisissez une longue phrase ou une suite aléatoire d'au moins 12 caractères, et ne l'envoyez jamais dans le même e-mail.
Mon comptable n'arrive pas à ouvrir le PDF. Que faire ?
Vérifiez que le mot de passe est exactement le bon, majuscules comprises. Si son logiciel ne gère pas les PDF protégés, il peut retirer le mot de passe avec Déverrouiller un PDF, ou vous lui transmettez une version non protégée par un canal auquel vous faites tous les deux confiance.
En Belgique, les factures ne passent-elles pas par Peppol ?
Depuis le 1er janvier 2026, les factures entre entreprises belges doivent en principe être des factures électroniques structurées, envoyées via Peppol. Un lot de PDF ne les remplace pas, mais reste utile pour les tickets de caisse, les factures de fournisseurs étrangers ou comme copie lisible pour votre comptable.
PDFCommunity voit-il mes factures ?
Non. Il n'y a aucun envoi, donc rien à voir. Tout le traitement se fait dans votre navigateur, sur votre propre appareil.