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Jedes Quartal dasselbe: Ihre Steuerberaterin oder Ihr Buchhalter möchte Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, und die liegen verstreut in Ihrem Postfach, in Ihren Downloads und auf einem Stapel Kassenbelege. Ein ordentliches PDF pro Zeitraum macht es für beide Seiten leichter, und mit einem Passwort reist es sicherer.
So fügen Sie Ihre Rechnungen zusammen
- Sammeln Sie alles in einem Ordner. Geben Sie den Dateien Namen, die mit dem Datum beginnen (zum Beispiel 2026-07-03-lieferant.pdf). So sehen Sie in der Liste sofort, ob die Reihenfolge stimmt; wenn nicht, korrigieren Sie sie mit den Pfeilen.
- Kassenbelege auf Papier? Fotografieren Sie sie und wandeln Sie sie mit JPG in PDF um.
- Öffnen Sie PDF zusammenfügen, wählen Sie alle Dateien, prüfen Sie die Reihenfolge und klicken Sie auf Zusammenfügen.
- Zu groß für eine E-Mail? Verkleinern Sie die Datei mit PDF komprimieren.
- Schützen Sie das PDF mit PDF schützen und wählen Sie ein starkes Passwort. Die Datei wird mit AES-256 verschlüsselt.
- Senden Sie das Passwort getrennt, zum Beispiel per SMS oder am Telefon, und nie in derselben E-Mail wie den Anhang.
Schützen Sie die Datei immer als letzten Schritt. Ändern Sie sie danach noch, hat das Ergebnis kein Passwort mehr. Machen Sie außerdem getrennte Pakete für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, oder fragen Sie Ihre Buchhaltung, wie sie die Rechnungen am liebsten bekommt.
Warum Rechnungen nicht hochladen?
Rechnungen stecken voller personenbezogener Daten: Namen, Adressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Kontonummern und manchmal genau, was jemand gekauft hat. Laden Sie sie bei einem Online-PDF-Dienst hoch, geben Sie diese Daten an eine weitere Partei weiter. Nach der DSGVO müssen Sie dann prüfen können, was diese Partei damit macht, wo sie gespeichert werden und wie lange.
PDFCommunity arbeitet anders: Zusammenfügen, Komprimieren und Schützen geschehen vollständig in Ihrem eigenen Browser. Ihre Rechnungen werden nicht hochgeladen, also kommt keine weitere Partei ins Spiel. Mehr dazu lesen Sie unter PDF-Tools mit der DSGVO im Blick.
Manche Buchhaltungsprogramme können ein passwortgeschütztes PDF nicht automatisch einlesen. Fragen Sie Ihre Buchhaltung also vorher, ob ein geschütztes PDF für sie funktioniert, oder vereinbaren Sie gemeinsam einen sicheren Weg, Dateien auszutauschen.
Häufige Fragen
Ist ein Passwort auf einem PDF sicher genug?
Mit einem starken Passwort ja: AES-256 ist die stärkste Verschlüsselung im PDF-Standard. Die Schwachstelle ist meist das Passwort selbst. Wählen Sie einen langen Satz oder eine zufällige Zeichenfolge von mindestens 12 Zeichen, und senden Sie es nie in derselben E-Mail.
Meine Buchhaltung kann das PDF nicht öffnen. Was nun?
Prüfen Sie, ob das Passwort genau stimmt, auch die Groß- und Kleinschreibung. Funktioniert die Software Ihrer Buchhaltung nicht mit geschützten PDFs, kann sie das Passwort mit PDF entsperren entfernen, oder Sie senden eine ungeschützte Version über einen Weg, dem Sie beide vertrauen.
Müssen Rechnungen nicht als E-Rechnung verschickt werden?
In manchen Ländern müssen Rechnungen zwischen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen sein, die über ein bestimmtes System verschickt werden. Prüfen Sie also die Regeln dort, wo Sie tätig sind. Ein PDF-Paket ersetzt diese nicht, ist aber praktisch für Kassenbelege, Rechnungen ausländischer Lieferanten oder als lesbare Kopie für Ihre Buchhaltung.
Kann PDFCommunity meine Rechnungen sehen?
Nein. Es gibt keinen Upload, also gibt es nichts zu sehen. Die gesamte Verarbeitung geschieht in Ihrem eigenen Browser, auf Ihrem eigenen Gerät.