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Ogni trimestre è la stessa storia: il commercialista ti chiede le fatture di acquisto e di vendita, e sono sparse tra la posta, i download e una pila di scontrini di carta. Un PDF ordinato per periodo semplifica la vita a entrambi, e con una password sopra viaggia in modo più sicuro.
Come unire le fatture
- Raccogli tutto in un'unica cartella. Dai ai file nomi che iniziano con la data (per esempio 2026-07-03-fornitore.pdf), così vedi subito nell'elenco se l'ordine è giusto; se non lo è, correggilo con le frecce.
- Scontrini di carta? Fotografali e convertili con JPG in PDF.
- Apri Unire PDF, scegli tutti i file, controlla l'ordine e fai clic su Unisci.
- Troppo grande per l'email? Rendi il file più leggero con Comprimere PDF.
- Proteggi il PDF con Proteggere PDF e scegli una password robusta. Il file viene cifrato con AES-256.
- Invia la password a parte, per esempio con un SMS o al telefono, e mai nella stessa email dell'allegato.
Proteggi sempre il file come ultimo passaggio. Se lo modifichi dopo, il risultato non ha più la password. Fai anche raccolte separate per le fatture di acquisto e di vendita, oppure chiedi al commercialista come preferisce riceverle.
Perché non caricare le tue fatture?
Le fatture sono piene di dati personali: nomi, indirizzi, partite IVA, coordinate bancarie e a volte esattamente cosa ha comprato qualcuno. Se le carichi su un servizio PDF online, consegni quei dati a un soggetto in più. Secondo il GDPR devi allora poter verificare cosa ne fa quel soggetto, dove li conserva e per quanto tempo.
PDFCommunity funziona in un altro modo: unione, compressione e protezione avvengono interamente nel tuo browser. Le tue fatture non vengono caricate, quindi non entra in gioco nessun soggetto in più. Scopri di più in Strumenti PDF pensati per il GDPR.
Alcuni software di contabilità non riescono a importare automaticamente un PDF protetto da password. Chiedi quindi prima al commercialista se un PDF protetto gli va bene, oppure concordate insieme un modo sicuro per scambiarvi i file.
Domande frequenti
Una password su un PDF è abbastanza sicura?
Con una password robusta, sì: AES-256 è la cifratura più forte dello standard PDF. Il punto debole di solito è la password stessa. Scegli una frase lunga o una sequenza casuale di almeno 12 caratteri, e non inviarla mai nella stessa email.
Il mio commercialista non riesce ad aprire il PDF. E adesso?
Controlla che la password sia esattamente giusta, maiuscole comprese. Se il software del commercialista non funziona con i PDF protetti, può togliere la password con Sbloccare PDF, oppure puoi inviare una versione non protetta tramite un canale di cui vi fidate entrambi.
Le fatture non vanno inviate come fatture elettroniche?
In alcuni Paesi le fatture tra aziende devono essere fatture elettroniche strutturate, inviate attraverso un sistema apposito: verifica le regole del luogo in cui operi. Una raccolta in PDF non le sostituisce, ma resta comoda per scontrini, fatture di fornitori esteri o come copia leggibile per il commercialista.
PDFCommunity può vedere le mie fatture?
No. Non c'è nessun caricamento, quindi non c'è niente da vedere. Tutta l'elaborazione avviene nel tuo browser, sul tuo dispositivo.