Bijgewerkt op
Elk kwartaal hetzelfde verhaal: je boekhouder vraagt je aankoop- en verkoopfacturen, en die zitten verspreid over je mailbox, je downloads en een stapeltje kasbonnetjes. Eén nette PDF per periode maakt het voor jullie allebei makkelijker, en met een wachtwoord erop reist hij veiliger mee.
Zo bundel je je facturen
- Verzamel alles in één map. Geef de bestanden een naam die met de datum begint (bijvoorbeeld 2026-07-03-leverancier.pdf), dan zie je in de lijst meteen of de volgorde klopt; zet ze anders met de pijltjes goed.
- Papieren bonnetjes? Neem er een foto van en zet ze om met JPG naar PDF.
- Open PDF samenvoegen, kies alle bestanden, controleer de volgorde en klik op Samenvoegen.
- Te groot om te mailen? Maak het bestand kleiner met PDF comprimeren.
- Beveilig de PDF met PDF beveiligen en kies een sterk wachtwoord. Het bestand wordt versleuteld met AES-256.
- Stuur het wachtwoord apart, bijvoorbeeld via sms of telefonisch, en nooit in dezelfde mail als de bijlage.
Beveilig altijd als laatste stap. Verander je hem daarna nog, dan heeft het resultaat geen wachtwoord meer. Maak ook aparte bundels voor aankoop- en verkoopfacturen, of vraag je boekhouder hoe hij ze het liefst krijgt.
Waarom je facturen niet uploaden?
Facturen staan vol persoonsgegevens: namen, adressen, btw-nummers, rekeningnummers en soms wat iemand precies gekocht heeft. Upload je ze naar een online PDF-dienst, dan geef je die gegevens aan een extra partij. Onder de AVG (GDPR) moet je dan kunnen nagaan wat die partij ermee doet, waar ze bewaard worden en hoelang.
PDFCommunity werkt anders: samenvoegen, comprimeren en beveiligen gebeuren volledig in je eigen browser. Je facturen worden niet geüpload, dus er komt geen extra partij bij. Meer daarover lees je op AVG-vriendelijke PDF-tools.
Sommige boekhoudprogramma's kunnen een PDF met wachtwoord niet automatisch inlezen. Vraag dus eerst aan je boekhouder of een beveiligde PDF past, of spreek samen een veilige manier van delen af.
Veelgestelde vragen
Is een wachtwoord op een PDF veilig genoeg?
Met een sterk wachtwoord wel: AES-256 is de sterkste versleuteling uit de PDF-standaard. De zwakke plek is meestal het wachtwoord zelf. Kies een lange zin of een willekeurige reeks van minstens 12 tekens, en stuur het nooit mee in dezelfde mail.
Mijn boekhouder krijgt de PDF niet open. Wat nu?
Controleer of het wachtwoord exact klopt, ook de hoofdletters. Werkt het programma van je boekhouder niet met beveiligde PDF's, dan kan hij het wachtwoord verwijderen met PDF ontgrendelen, of je bezorgt een onbeveiligde versie via een kanaal dat jullie allebei vertrouwen.
Moeten facturen in België niet via Peppol?
Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische ondernemingen in principe gestructureerde e-facturen zijn, verstuurd via Peppol. Een PDF-bundel vervangt die niet, maar blijft handig voor kasbonnetjes, facturen van buitenlandse leveranciers of als leesbare kopie voor je boekhouder.
Ziet PDFCommunity mijn facturen?
Nee. Er is geen upload, dus er valt niets te zien. Alle verwerking gebeurt in je eigen browser, op je eigen toestel.