Bijgewerkt op
Een huurcontract, een loonbrief, een medisch verslag: vaak moet je net zulke documenten samenvoegen, ondertekenen of omzetten. Veel PDF-sites vragen je om ze te uploaden. Wat gebeurt er dan eigenlijk, en welke alternatieven zijn er?
Wat een upload betekent
Bij een upload reist je bestand naar de server van de website. Daar wordt het verwerkt en een tijd bewaard, tot je het resultaat downloadt. Veel diensten beloven dat ze je bestand na een tijd verwijderen. Dat is een belofte die je zelf moeilijk kan controleren.
- Je bestand staat, al is het maar een tijdje, op een computer die je niet kent.
- Je weet niet altijd in welk land die server staat, of welke andere bedrijven (hosting, opslag, back-ups) erbij betrokken zijn.
- Servers houden logbestanden bij. Ook als het bestand zelf verwijderd is, kunnen de bestandsnaam of andere gegevens nog een tijd achterblijven.
- Werk je met gegevens van klanten of patiënten, dan geef je ze door aan een derde partij. Onder de AVG (GDPR) vraagt dat meestal een verwerkersovereenkomst.
Welke documenten verdienen extra zorg?
- Contracten en offertes met bedragen, namen en handtekeningen.
- Loonbrieven, belastingaangiftes en rekeninguittreksels.
- Medische verslagen, voorschriften en verzekeringsdocumenten.
- Kopieën van een identiteitskaart of paspoort.
- Alles met gegevens van andere mensen: klanten, patiënten, leerlingen, werknemers.
Vragen om te stellen voor je ergens uploadt
- Is het duidelijk wie de dienst uitbaat en in welk land de servers staan?
- Staat in het privacybeleid hoelang bestanden bewaard worden, en of ze voor iets anders gebruikt worden?
- Heb je een account nodig, en wat gebeurt er met de bestanden die eraan gekoppeld zijn?
- Is er een manier om hetzelfde te doen zonder het bestand te uploaden?
Die laatste vraag is vaak het makkelijkst te beantwoorden.
Het alternatief: verwerken in je browser
Een moderne browser kan PDF's zelf samenvoegen, comprimeren en omzetten. Dan wordt je bestand niet geüpload. Er valt op een server dus ook niets te verwijderen. Zo werken alle tools van PDFCommunity. Meer over de AVG lees je op onze AVG-pagina.
Je kan in je browser zien welke gegevens een website verstuurt. Hoe dat werkt, leggen we uit op Controleer het zelf en in Hoe weet je of een PDF-tool je bestand uploadt?
Waar je nog op moet letten
Verwerken in de browser haalt de server uit het verhaal, maar je eigen toestel en de manier waarop je het bestand verstuurt, blijven belangrijk:
- Ruim je map Downloads op op een gedeelde computer.
- Beveilig gevoelige PDF's met een wachtwoord voor je ze mailt, met PDF beveiligen, en stuur het wachtwoord via een ander kanaal.
- Verwijder verborgen informatie zoals de naam van de auteur met Metadata wissen.
Veelgestelde vragen
Is een contract uploaden verboden?
Op zich niet. Voor je eigen documenten is het jouw keuze. Verwerk je voor je werk gegevens van anderen, dan legt de AVG wel regels op om die met een dienst te delen. Deze handleiding is algemene informatie, geen juridisch advies.
Hoe kan een website werken zonder mijn bestand te uploaden?
De code van de tool wordt in je browser geladen, en je browser voert die uit op het bestand op je eigen toestel. De website levert alleen de code; je bestand wordt niet teruggestuurd.
Werkt dit ook om een contract te ondertekenen?
Ja. Met PDF ondertekenen plaats je je handtekening ook in je browser, zonder het contract te uploaden.