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Ein Mietvertrag, eine Gehaltsabrechnung, ein ärztlicher Bericht: Oft sind es genau solche Dokumente, die Sie zusammenfügen, unterschreiben oder umwandeln müssen. Viele PDF-Websites verlangen, dass Sie sie hochladen. Was passiert dann eigentlich, und welche Alternativen gibt es?
Was ein Upload bedeutet
Beim Upload reist Ihre Datei zum Server der Website. Dort wird sie verarbeitet und eine Zeit lang gespeichert, bis Sie das Ergebnis herunterladen. Viele Dienste versprechen, Ihre Datei nach einiger Zeit zu löschen. Das ist ein Versprechen, das Sie selbst kaum überprüfen können.
- Ihre Datei liegt, wenn auch nur kurz, auf einem Computer, den Sie nicht kennen.
- Sie wissen nicht immer, in welchem Land dieser Server steht oder welche anderen Unternehmen (Hosting, Speicher, Backups) beteiligt sind.
- Server führen Protokolle. Selbst wenn die Datei gelöscht wird, können der Dateiname oder andere Angaben noch eine Weile zurückbleiben.
- Arbeiten Sie mit Daten von Kunden oder Patienten, geben Sie diese an Dritte weiter. Nach der DSGVO braucht es dafür meist einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Welche Dokumente verdienen besondere Sorgfalt?
- Verträge und Angebote mit Beträgen, Namen und Unterschriften.
- Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und Kontoauszüge.
- Ärztliche Berichte, Rezepte und Versicherungsunterlagen.
- Kopien eines Personalausweises oder Reisepasses.
- Alles mit Daten anderer Personen: Kunden, Patienten, Schüler, Mitarbeiter.
Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie irgendwo hochladen
- Ist klar, wer den Dienst betreibt und in welchem Land die Server stehen?
- Steht in der Datenschutzerklärung, wie lange Dateien aufbewahrt werden und ob sie für etwas anderes verwendet werden?
- Brauchen Sie ein Konto, und was passiert mit den Dateien, die damit verknüpft sind?
- Gibt es einen Weg, dieselbe Aufgabe zu erledigen, ohne die Datei hochzuladen?
Die letzte Frage ist oft am einfachsten zu beantworten.
Die Alternative: Verarbeitung im Browser
Ein moderner Browser kann PDFs selbst zusammenfügen, komprimieren und umwandeln. Dann wird Ihre Datei nicht hochgeladen. Auf einem Server gibt es also auch nichts zu löschen. So funktionieren alle Tools von PDFCommunity. Mehr zur DSGVO lesen Sie auf unserer DSGVO-Seite.
Ihr Browser kann Ihnen zeigen, welche Daten eine Website sendet. Wie das geht und woran Sie erkennen, ob ein PDF-Tool Ihre Datei hochlädt, erklären wir unter Selbst prüfen.
Worauf es trotzdem ankommt
Die Verarbeitung im Browser nimmt den Server aus dem Spiel, aber Ihr eigenes Gerät und die Art, wie Sie die Datei versenden, zählen weiterhin:
- Räumen Sie Ihren Download-Ordner auf, wenn Sie einen gemeinsam genutzten Computer verwenden.
- Schützen Sie vertrauliche PDFs mit einem Passwort, bevor Sie sie per E-Mail senden, mit PDF schützen, und teilen Sie das Passwort über einen anderen Kanal mit.
- Entfernen Sie versteckte Informationen wie den Namen des Autors mit Metadaten entfernen.
Häufige Fragen
Ist es verboten, einen Vertrag hochzuladen?
An sich nicht. Bei Ihren eigenen Dokumenten ist es Ihre Entscheidung. Wenn Sie beruflich mit Daten anderer umgehen, legt die DSGVO allerdings Regeln dafür fest, diese an einen Dienst weiterzugeben. Diese Anleitung ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Wie kann eine Website funktionieren, ohne meine Datei hochzuladen?
Der Code des Tools wird in Ihren Browser geladen, und Ihr Browser führt ihn mit der Datei auf Ihrem eigenen Gerät aus. Die Website liefert nur den Code; Ihre Datei wird nicht zurückgeschickt.
Funktioniert das auch beim Unterschreiben eines Vertrags?
Ja. Mit PDF unterschreiben setzen Sie Ihre Unterschrift ebenfalls in Ihrem Browser, ohne den Vertrag hochzuladen.