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Sie verschicken eine Gehaltsabrechnung, einen Arztbericht oder einen Vertrag? Dann soll nur der Empfänger die Datei öffnen können. Ein Passwort verschlüsselt das PDF: Ohne dieses Passwort lässt sich der Inhalt nicht lesen. Das Einrichten dauert eine Minute. Ein gutes Passwort zu wählen und es sicher zum Empfänger zu bringen, verdient etwas mehr Aufmerksamkeit.
Das PDF in drei Schritten schützen
- Öffnen Sie PDF schützen und wählen Sie Ihre Datei.
- Geben Sie Ihr Passwort zweimal ein. So kann Sie ein Tippfehler nicht aussperren.
- Klicken Sie auf PDF schützen und laden Sie die geschützte Datei herunter.
Das PDF wird mit AES-256 verschlüsselt, der stärksten Verschlüsselung im PDF-Standard. Ihre Datei und Ihr Passwort werden nicht hochgeladen: Beides bleibt in Ihrem Browser.
Ein gutes Passwort wählen
Die Verschlüsselung ist nur so stark wie das Passwort. Ein kurzes oder vorhersehbares Passwort lässt sich erraten, indem man automatisch viele Möglichkeiten ausprobiert.
- Machen Sie es lang: Vier oder fünf Wörter, die nichts miteinander zu tun haben, etwa „Lampe Fluss sieben Orange“, sind stärker und leichter zu tippen als ein kurzer Code mit Sonderzeichen.
- Verwenden Sie keine Angaben über den Empfänger, etwa ein Geburtsdatum oder eine Kundennummer. Die kennen womöglich auch andere.
- Nehmen Sie pro Datei oder Empfänger ein anderes Passwort, nicht dasselbe wie für Ihr E-Mail-Konto oder Ihre Bank.
- Bewahren Sie es sicher auf, zum Beispiel in einem Passwort-Manager. Ein vergessenes Passwort kann niemand wiederherstellen, auch wir nicht.
Das Passwort sicher weitergeben
Ein Passwort, das in derselben E-Mail steht wie die Datei, schützt sehr wenig: Wer diese E-Mail lesen kann, hat beides.
- Nutzen Sie einen anderen Kanal: Schicken Sie das PDF per E-Mail und das Passwort per SMS, oder nennen Sie es am Telefon.
- Vereinbaren Sie es im Voraus mit Personen, denen Sie regelmäßig Dateien schicken. Dann müssen Sie nicht jedes Mal ein Passwort senden.
- Schreiben Sie das Passwort nicht in den Dateinamen oder in die Betreffzeile.
Was ein Passwort schützt und was nicht
- Es schützt den Inhalt: Ohne das Passwort lassen sich die Seiten nicht lesen.
- Der Dateiname bleibt sichtbar. Wählen Sie einen neutralen Namen, etwa „dokument-maerz.pdf“ statt „arztbericht-vorname-nachname.pdf“.
- Ist die Datei einmal geöffnet, kann der Leser alles damit tun: speichern, drucken, weiterleiten. Das Passwort schützt den Weg dorthin, nicht das, was danach passiert.
- Keine Druck- oder Kopiersperren. Die sind nur eine Bitte an das Leseprogramm und leicht zu umgehen, deshalb setzen wir sie nicht.
Ein PDF enthält oft einen Autorennamen, das verwendete Programm und Datumsangaben. Entfernen Sie diese zuerst mit Metadaten entfernen und schützen Sie dann die bereinigte Datei.
Ein Passwort ändern oder entfernen
Sie möchten das Passwort eines geschützten PDFs ändern? Entfernen Sie es zuerst mit PDF entsperren (dafür brauchen Sie das aktuelle Passwort) und schützen Sie die Datei dann erneut mit dem neuen.
Häufige Fragen
Kann der Empfänger die Datei ohne spezielle Software öffnen?
Ja. Aktuelle PDF-Reader und Browser fragen nach dem Passwort und zeigen das Dokument dann wie gewohnt an. Sehr alte Reader aus der Zeit vor etwa 2010 öffnen es möglicherweise nicht.
Kann ich mehrere PDFs auf einmal schützen?
Ja. Wählen Sie alle Dateien aus: Jede erhält dasselbe Passwort, und Sie laden sie zusammen als ein ZIP herunter.
Kann ich ein geschütztes PDF bedenkenlos per E-Mail verschicken?
Es ist deutlich sicherer als ein ungeschütztes PDF, sofern das Passwort stark ist und Sie es über einen anderen Kanal schicken. Keine Methode ist perfekt: Das Gerät des Empfängers und was er danach mit der Datei macht, spielen weiterhin eine Rolle.