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Un contratto d'affitto, una busta paga, un referto medico: spesso sono proprio questi i documenti da unire, firmare o convertire. Molti siti di PDF ti chiedono di caricarli. Cosa succede davvero a quel punto, e quali sono le alternative?
Cosa significa caricare un file
Quando carichi un file, questo viaggia fino al server del sito. Lì viene elaborato e conservato per un po', finché non scarichi il risultato. Molti servizi promettono di eliminare il tuo file dopo un certo tempo. È una promessa che difficilmente puoi verificare da solo.
- Il tuo file si trova, anche solo per poco, su un computer che non conosci.
- Non sempre sai in quale Paese si trova quel server, né quali altre aziende (hosting, archiviazione, backup) sono coinvolte.
- I server tengono dei log. Anche quando il file viene eliminato, il nome del file o altri dettagli possono restare per un po'.
- Se lavori con dati di clienti o pazienti, li trasmetti a terzi. In base al GDPR, di solito serve un accordo sul trattamento dei dati (nomina a responsabile del trattamento).
Quali documenti meritano più attenzione?
- Contratti e preventivi con importi, nomi e firme.
- Buste paga, dichiarazioni dei redditi ed estratti conto.
- Referti medici, ricette e documenti assicurativi.
- Copie di una carta d'identità o di un passaporto.
- Tutto ciò che contiene dati di altre persone: clienti, pazienti, alunni, dipendenti.
Domande da farti prima di caricare un file da qualche parte
- È chiaro chi gestisce il servizio e in quale Paese si trovano i server?
- L'informativa sulla privacy dice per quanto tempo vengono conservati i file e se vengono usati per altro?
- Serve un account, e cosa succede ai file collegati?
- C'è un modo per fare la stessa cosa senza caricare il file?
L'ultima domanda è spesso quella a cui è più facile rispondere.
L'alternativa: elaborare nel tuo browser
Un browser moderno può unire, comprimere e convertire PDF da solo. Così il tuo file non viene caricato. Quindi non c'è nulla da eliminare su un server. È così che funzionano tutti gli strumenti di PDFCommunity. Per saperne di più sul GDPR, consulta la nostra pagina sul GDPR.
Il tuo browser può mostrarti quali dati invia un sito. Ti spieghiamo come nella pagina Verifica tu stesso.
Cosa conta comunque
Elaborare nel browser toglie di mezzo il server, ma contano ancora il tuo dispositivo e il modo in cui invii il file:
- Svuota la cartella Download su un computer condiviso.
- Proteggi i PDF sensibili con una password prima di inviarli via email, con Proteggere PDF, e comunica la password tramite un altro canale.
- Rimuovi le informazioni nascoste, come il nome dell'autore, con Rimuovi metadati.
Domande frequenti
Caricare un contratto è illegale?
Di per sé no. Per i tuoi documenti la scelta è tua. Se per lavoro gestisci dati di altre persone, il GDPR stabilisce delle regole per condividerli con un servizio. Questa guida è un'informazione generale, non una consulenza legale.
Come può funzionare un sito senza caricare il mio file?
Il codice dello strumento viene scaricato nel tuo browser, e il tuo browser lo esegue sul file, sul tuo dispositivo. Il sito fornisce solo il codice; il tuo file non viene rimandato indietro.
Funziona anche per firmare un contratto?
Sì. Con Firmare PDF inserisci la tua firma sempre nel browser, senza caricare il contratto.