Bijgewerkt op
Een verwijsbrief, een verslag voor de huisarts, een attest voor het ziekenfonds: in een zorgpraktijk gaan elke dag PDF's met patiëntgegevens heen en weer. Moet je ze samenvoegen of verkleinen, dan is een gratis PDF-site snel gevonden. Alleen belandt je bestand bij de meeste van die sites eerst op hun server.
Waarom uploaden bij patiëntgegevens een probleem is
Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG (GDPR) een bijzondere categorie persoonsgegevens, met strengere regels dan bijvoorbeeld een adres. Verwerkt een online dienst je bestand op zijn server, dan is die dienst in de regel een verwerker. Daarvoor heb je normaal een verwerkersovereenkomst nodig, en je moet kunnen nagaan waar de gegevens terechtkomen en hoelang ze bewaard worden. Bij een gratis PDF-site die je toevallig vond, is dat zelden geregeld.
PDFCommunity werkt anders: samenvoegen, comprimeren, beveiligen en ondertekenen gebeuren volledig in je eigen browser. Het bestand wordt niet geüpload, dus er komt geen extra partij bij. Meer daarover lees je op AVG-vriendelijke PDF-tools.
Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Twijfel je over wat voor jouw praktijk geldt, vraag het dan na bij je beroepsvereniging of bij een specialist in gegevensbescherming.
Zo bundel en verstuur je een medisch dossier
- Verzamel de documenten in één map. Bijvoorbeeld het verslag, de verwijsbrief en het attest. Geef ze een naam die met een cijfer begint (01-verslag.pdf, 02-verwijsbrief.pdf), dan zie je in de lijst meteen of de volgorde klopt; zet ze anders met de pijltjes goed. Zet de naam van de patiënt liever niet in de bestandsnaam.
- Open PDF samenvoegen, kies de bestanden, controleer de volgorde en klik op Samenvoegen.
- Te groot om te mailen? Maak het bestand kleiner met PDF comprimeren. Vooral gescande documenten worden daar meestal een stuk lichter van.
- Onderteken als dat nodig is met PDF ondertekenen. Dat is een eenvoudige elektronische handtekening (een afbeelding van je handtekening), geen gekwalificeerde handtekening met certificaat.
- Beveilig de PDF als laatste met PDF beveiligen en kies een sterk wachtwoord. Het bestand wordt versleuteld met AES-256.
- Stuur het wachtwoord apart, bijvoorbeeld via sms of telefonisch, en nooit in dezelfde mail als de bijlage.
Vraagt de ontvanger een gekwalificeerde handtekening, bijvoorbeeld met je eID, dan is PDF ondertekenen niet geschikt. En werkt je praktijk met een beveiligde berichtendienst voor zorgverleners, zoals de eHealthBox, gebruik die dan: een beveiligde PDF is vooral een alternatief voor gewone mail.
Nog drie taken uit de praktijk
Een papieren voorschrift naar PDF
Krijg je nog een papieren voorschrift of verwijsbrief binnen? Leg het plat bij goed licht en neem een scherpe foto met je gsm. Open JPG naar PDF, kies de foto en het formaat A4, en download de PDF. Een foto van je gsm wordt automatisch rechtop gezet. Op een iPhone werkt een HEIC-foto rechtstreeks in Safari; in een andere browser bewaar je hem eerst als JPG. Een gefotografeerd voorschrift blijft wel een afbeelding: de tekst wordt niet herkend.
Alleen de nodige pagina's doorsturen
Een ziekenhuisverslag van twaalf pagina's, terwijl je collega alleen het besluit en de beeldvorming nodig heeft? Stuur alleen wat nodig is: dat is ook het idee achter dataminimalisatie in de AVG. Typ in Pagina's verwijderen de pagina's die weg mogen, bijvoorbeeld 3, 7-9, of kies omgekeerd de pagina's die je houdt met Pagina's extraheren.
Meerdere bestanden in één keer beveiligen
Kies je in PDF beveiligen meerdere PDF's tegelijk, dan krijgen ze allemaal hetzelfde wachtwoord en download je ze samen als zip. Handig voor een reeks verslagen voor dezelfde ontvanger. Voor verschillende patiënten beveilig je de bestanden beter apart, elk met een eigen wachtwoord.
Na het versturen
- Ruim je map Downloads op. De tool bewaart niets, maar het resultaat staat wel op je computer. Op een gedeelde praktijkcomputer is dat de eerste reflex.
- Een vergeten wachtwoord is niet te herstellen, ook niet door ons. Hou het origineel tot de ontvanger het bestand heeft kunnen openen.
- Grote dossiers liever op de computer. Op een gsm kan een groot bestand traag gaan of te zwaar zijn voor het geheugen. De tool waarschuwt je dan vooraf.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven: op Controleer het zelf lees je hoe je met de netwerktab of de vliegtuigmodus nagaat dat je bestanden niet geüpload worden. En heb je de site één keer geopend, dan werken de meeste tools ook offline.
Veelgestelde vragen
Mag ik patiëntgegevens met een online PDF-tool bewerken?
Dat hangt af van de dienst. Een tool die je bestand naar een server stuurt, verwerkt gezondheidsgegevens voor jou, en dan heb je normaal afspraken nodig zoals een verwerkersovereenkomst. Een tool die alles in je browser doet, krijgt het bestand niet te zien. Dit is geen juridisch advies.
Is een PDF met wachtwoord veilig genoeg om een verslag te mailen?
Met een sterk wachtwoord dat je apart bezorgt, beschermt AES-256 de bijlage zelf goed. Het blijft wel gewone mail: de onderwerpregel en de tekst van je mail zijn niet versleuteld, dus zet daar geen medische details in.
Kan ik een gescand verslag doorzoekbaar maken of omzetten naar Word?
Doorzoekbaar maken wel: PDF OCR herkent gedrukte tekst (geen handschrift) in je browser en voegt die toe als onzichtbare laag. Een PDF met echte tekst kun je wel omzetten met PDF naar Word, maar de opmaak kan daarbij afwijken van het origineel.