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Une lettre de renvoi, un rapport pour le médecin généraliste, une attestation pour la mutualité : dans un cabinet de soins, des PDF contenant des données de patients circulent tous les jours. Pour les fusionner ou les alléger, on trouve vite un site PDF gratuit. Mais sur la plupart de ces sites, votre fichier arrive d'abord sur leur serveur.
Pourquoi l'envoi pose problème avec des données de patients
Selon le RGPD, les données de santé forment une catégorie particulière de données personnelles, soumise à des règles plus strictes qu'une simple adresse. Un service en ligne qui traite votre fichier sur son serveur est en règle générale un sous-traitant. Il vous faut alors normalement un contrat de sous-traitance, et vous devez pouvoir vérifier où vont les données et combien de temps elles sont conservées. Avec un site PDF gratuit trouvé par hasard, c'est rarement prévu. En France, l'hébergement de données de santé par un tiers exige en outre la certification HDS.
PDFCommunity fonctionne autrement : la fusion, la compression, la protection et la signature se font entièrement dans votre navigateur. Le fichier n'est pas envoyé, aucun tiers ne s'ajoute. Pour en savoir plus, lisez Outils PDF pensés pour le RGPD.
Ceci est une explication générale, pas un avis juridique. En cas de doute sur ce qui s'applique à votre cabinet, renseignez-vous auprès de votre association professionnelle ou d'un spécialiste de la protection des données.
Regrouper et envoyer un dossier médical, étape par étape
- Rassemblez les documents dans un seul dossier. Par exemple le rapport, la lettre de renvoi et l'attestation. Donnez-leur un nom qui commence par un numéro (01-rapport.pdf, 02-lettre-de-renvoi.pdf) : vous voyez tout de suite dans la liste si l'ordre est bon ; sinon, corrigez-le avec les flèches. Évitez de mettre le nom du patient dans le nom du fichier.
- Ouvrez Fusionner des PDF, choisissez les fichiers, vérifiez l'ordre et cliquez sur Fusionner.
- Trop lourd pour l'e-mail ? Allégez le fichier avec Compresser un PDF. Les documents scannés, surtout, deviennent généralement nettement plus légers.
- Signez si nécessaire avec Signer un PDF. Il s'agit d'une signature électronique simple (une image de votre signature), pas d'une signature qualifiée avec certificat.
- Protégez le PDF en dernier avec Protéger un PDF et choisissez un mot de passe solide. Le fichier est chiffré en AES-256.
- Envoyez le mot de passe séparément, par exemple par SMS ou par téléphone, jamais dans le même e-mail que la pièce jointe.
Si le destinataire exige une signature qualifiée, par exemple avec votre carte eID, Signer un PDF ne convient pas. Et si votre cabinet utilise une messagerie sécurisée pour prestataires de soins, comme l'eHealthBox en Belgique ou MSSanté en France, privilégiez-la : un PDF protégé est surtout une alternative à l'e-mail ordinaire.
Trois autres tâches du cabinet
Une ordonnance papier en PDF
Une ordonnance ou un courrier papier arrive encore au cabinet ? Posez-le bien à plat, sous une bonne lumière, et prenez une photo nette avec votre smartphone. Ouvrez JPG en PDF, choisissez la photo et le format A4, puis téléchargez le PDF. Une photo de smartphone est remise droite automatiquement. Sur iPhone, une photo HEIC fonctionne directement dans Safari ; dans un autre navigateur, enregistrez-la d'abord en JPG. Une ordonnance photographiée reste une image : le texte n'est pas reconnu.
N'envoyer que les pages utiles
Un compte rendu d'hospitalisation de douze pages, alors que le confrère n'a besoin que de la conclusion et de l'imagerie ? N'envoyez que le nécessaire : c'est aussi le principe de minimisation des données du RGPD. Dans Supprimer des pages, tapez les pages à retirer, par exemple 3, 7-9, ou choisissez à l'inverse les pages à garder avec Extraire des pages.
Protéger plusieurs fichiers d'un coup
Si vous choisissez plusieurs PDF à la fois dans Protéger un PDF, ils reçoivent tous le même mot de passe et vous les téléchargez ensemble dans un zip. Pratique pour une série de comptes rendus destinés au même destinataire. Pour des patients différents, protégez plutôt chaque fichier séparément, avec son propre mot de passe.
Après l'envoi
- Videz le dossier Téléchargements. L'outil ne garde rien, mais le résultat reste sur l'ordinateur. Sur un poste partagé au cabinet, c'est le premier réflexe.
- Un mot de passe oublié ne se récupère pas, pas même par nous. Gardez l'original jusqu'à ce que le destinataire ait pu ouvrir le fichier.
- Les gros dossiers, plutôt sur l'ordinateur. Sur un smartphone, un gros fichier peut être lent ou trop lourd pour la mémoire. L'outil vous prévient alors avant de commencer.
Inutile de nous croire sur parole : la page Vérifiez vous-même explique comment contrôler avec l'onglet Réseau ou le mode avion que vos fichiers ne sont pas envoyés. Et après une première visite du site, la plupart des outils fonctionnent aussi hors ligne.
Questions fréquentes
Puis-je traiter des données de patients avec un outil PDF en ligne ?
Cela dépend du service. Un outil qui envoie votre fichier sur un serveur traite des données de santé pour votre compte, et il vous faut alors normalement des garanties comme un contrat de sous-traitance. Un outil qui fait tout dans votre navigateur ne reçoit pas le fichier. Ceci n'est pas un avis juridique.
Un PDF protégé par mot de passe suffit-il pour envoyer un rapport par e-mail ?
Avec un mot de passe solide transmis séparément, l'AES-256 protège bien la pièce jointe elle-même. Mais cela reste un e-mail ordinaire : l'objet et le texte du message ne sont pas chiffrés, n'y mettez donc aucun détail médical.
Puis-je rendre un rapport scanné consultable ou le convertir en Word ?
Le rendre consultable, oui : OCR PDF reconnaît le texte imprimé (pas l'écriture manuscrite) dans votre navigateur et l'ajoute en couche invisible. Un PDF contenant du vrai texte peut être converti avec PDF en Word, mais la mise en page peut différer de l'original.