Zaktualizowano
Co kwartał to samo: księgowa prosi o faktury zakupowe i sprzedażowe, a te są porozrzucane po poczcie, pobranych plikach i stosie papierowych paragonów. Jeden PDF uporządkowany według okresu ułatwia życie Wam obojgu, a z hasłem podróżuje bezpieczniej.
Jak połączyć faktury
- Zbierz wszystko w jednym folderze. Nadaj plikom nazwy zaczynające się od daty (np. 2026-07-03-dostawca.pdf), a od razu zobaczysz na liście, czy kolejność jest właściwa; jeśli nie, popraw ją strzałkami.
- Papierowe paragony? Sfotografuj je i przekonwertuj narzędziem JPG na PDF.
- Otwórz Połącz PDF, wybierz wszystkie pliki, sprawdź kolejność i kliknij Połącz.
- Za duży do maila? Zmniejsz plik narzędziem Kompresuj PDF.
- Zabezpiecz PDF narzędziem Zabezpiecz PDF i wybierz silne hasło. Plik zostanie zaszyfrowany algorytmem AES-256.
- Hasło wyślij osobno, np. SMS-em lub przez telefon, i nigdy w tym samym mailu co załącznik.
Zawsze zabezpieczaj plik na samym końcu. Jeśli zmienisz go później, wynik nie będzie już miał hasła. Rób też osobne zbiory faktur zakupowych i sprzedażowych albo zapytaj księgową, jak woli je dostawać.
Dlaczego nie przesyłać faktur?
Faktury są pełne danych osobowych: imion i nazwisk, adresów, numerów NIP, danych bankowych, a czasem dokładnie tego, co ktoś kupił. Jeśli przesyłasz je do usługi PDF online, przekazujesz te dane kolejnemu podmiotowi. Zgodnie z RODO musisz wtedy móc sprawdzić, co ten podmiot z nimi robi, gdzie je przechowuje i jak długo.
PDFCommunity działa inaczej: łączenie, kompresja i zabezpieczanie odbywają się w całości w Twojej przeglądarce. Twoje faktury nie są przesyłane, więc żaden dodatkowy podmiot nie wchodzi w grę. Więcej przeczytasz na stronie Narzędzia PDF a RODO.
Niektóre programy księgowe nie potrafią automatycznie zaimportować PDF chronionego hasłem. Zapytaj więc najpierw księgową, czy zabezpieczony PDF jej odpowiada, albo uzgodnijcie razem bezpieczny sposób wymiany plików.
Najczęstsze pytania
Czy hasło w PDF jest wystarczająco bezpieczne?
Przy silnym haśle – tak: AES-256 to najsilniejsze szyfrowanie w standardzie PDF. Słabym punktem jest zwykle samo hasło. Wybierz długie zdanie albo losowy ciąg co najmniej 12 znaków i nigdy nie wysyłaj go w tym samym mailu.
Księgowa nie może otworzyć PDF. Co teraz?
Sprawdź, czy hasło jest dokładnie poprawne, łącznie z wielkością liter. Jeśli program księgowy nie obsługuje zabezpieczonych plików PDF, księgowa może usunąć hasło narzędziem Odblokuj PDF albo możesz wysłać niezabezpieczoną wersję kanałem, któremu ufacie oboje.
Czy faktury nie powinny być wysyłane jako faktury elektroniczne?
W niektórych krajach faktury między firmami muszą być ustrukturyzowanymi fakturami elektronicznymi, przesyłanymi przez specjalny system: sprawdź przepisy obowiązujące tam, gdzie prowadzisz działalność. Zbiór w PDF ich nie zastępuje, ale nadal przydaje się do paragonów, faktur od zagranicznych dostawców albo jako czytelna kopia dla księgowej.
Czy PDFCommunity widzi moje faktury?
Nie. Nic nie jest przesyłane, więc nie ma czego oglądać. Całe przetwarzanie odbywa się w Twojej przeglądarce, na Twoim urządzeniu.