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L'entreprise vous envoie la convention de stage : « merci de la retourner signée ». Pas d'imprimante à la maison, la BU est fermée, et le scan au smartphone donne une photo grise et de travers. Pour beaucoup de documents, ce parcours n'est pas nécessaire : vous pouvez placer votre signature directement dans le PDF.
Pour quels documents ?
- Conventions de stage et documents de l'organisme d'accueil.
- Formulaires scolaires : autorisation de sortie, inscription, demande au secrétariat pédagogique.
- Bons de commande, devis et accords simples.
- Pièces d'un dossier locataire, un bail ou un état des lieux, si le propriétaire ou l'agence accepte un PDF signé. Renseignez-vous avant.
Sur ce dernier point, voyez plus bas : toutes les signatures n'ont pas la même valeur juridique.
Signer un PDF, étape par étape
- Ouvrez l'outil Signer un PDF.
- Glissez votre PDF dans la zone ou cliquez pour le choisir.
- Créez votre signature : choisissez Dessiner et signez à la souris, au doigt ou au stylet, ou choisissez Image et importez une photo ou un scan de votre signature. Un fond blanc devient automatiquement transparent.
- Choisissez la Couleur : Noir ou Bleu. Raté ? Cliquez sur Effacer et recommencez.
- Avec ‹ et ›, allez à la bonne page, faites glisser la signature au bon endroit et ajustez la Taille. Pour un réglage fin, cliquez dessus et déplacez-la avec les flèches du clavier.
- Faut-il parapher chaque page ? Cochez Sur chaque page. Cochez Ajouter la date du jour en dessous si le document demande une date.
- Cliquez sur Signer le PDF, puis sur Télécharger.
- Ouvrez le résultat et vérifiez que la signature est au bon endroit.
Astuce : signez au doigt sur smartphone ou tablette. Le résultat paraît souvent plus naturel qu'à la souris.
Quelle signature est-ce ?
Dans l'Union européenne, le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée.
Cet outil produit une signature électronique simple : une image de votre signature sur le document. Pour beaucoup de documents courants, comme un formulaire, une convention de stage ou une commande, cela suffit. Son acceptation dépend toutefois du document et du destinataire.
Une signature électronique qualifiée repose sur un certificat qualifié lié à votre identité. Selon eIDAS, elle a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite. En Belgique, vous pouvez par exemple signer électroniquement avec votre carte eID et un lecteur de carte, et itsme propose aussi une signature qualifiée via certains services. Cet outil ne crée pas de signature qualifiée ni de signature numérique avec certificat.
Ceci n'est pas un conseil juridique. En cas de doute, notamment pour un bail, un contrat de travail ou un document destiné à un notaire ou à l'administration, demandez au destinataire quel type de signature il accepte.
Votre signature reste chez vous
Une signature est personnelle, et le document signé l'est souvent aussi. Or beaucoup d'outils en ligne envoient à la fois votre PDF et votre signature sur leur serveur.
Avec PDFCommunity, la signature se fait dans votre navigateur. Vos fichiers sont traités sur votre appareil et ne sont pas envoyés, et votre signature n'est pas conservée : fermez la page, elle disparaît. Vérifiez-le vous-même dans l'onglet Réseau de votre navigateur ; la page Vérifiez vous-même explique comment. Pourquoi éviter d'envoyer un contrat sur un serveur ? Lisez Pourquoi il vaut mieux ne pas envoyer un contrat sur un site PDF.
Bon à savoir
- Une image se copie facilement. N'envoyez un PDF signé qu'à son destinataire, et ne laissez pas traîner votre signature sous forme d'image.
- La signature n'est pas mémorisée. La prochaine fois, vous la refaites. Si vous utilisez une image, conservez-la vous-même dans un endroit de confiance.
- Remplissez d'abord le formulaire. S'il reste des champs à compléter, faites-le avant de signer. Les champs déjà remplis sont conservés.
- La signature est intégrée à la page. Elle est dessinée comme une image dans le contenu de la page, pas ajoutée comme annotation ou champ de formulaire. Dans un lecteur PDF ordinaire, on ne peut donc pas la déplacer ni la supprimer d'un clic. Avec un véritable éditeur PDF, on peut en revanche la modifier, comme toute autre image d'un PDF.
- Sur smartphone, un gros fichier peut être lent. L'outil vous prévient à l'avance si le fichier est trop volumineux pour votre appareil.
- Vérifiez le résultat avant de l'envoyer.
Questions fréquentes
Une signature dans un PDF a-t-elle une valeur juridique ?
C'est une signature électronique simple. Elle suffit pour beaucoup de documents courants, mais son acceptation dépend du document et du destinataire. Renseignez-vous en cas de doute.
Puis-je utiliser ma carte eID ou itsme ici ?
Non. L'outil place une image de votre signature. Pour une signature qualifiée, il faut passer par un service qui la propose.
Peut-on signer ou parapher chaque page ?
Oui. Cochez Sur chaque page : la signature apparaît sur toutes les pages, toujours au même endroit.
Ma signature est-elle conservée ?
Non. Elle n'est ni conservée ni envoyée. Fermez la page, elle disparaît.
Peut-on ajouter la date ?
Oui. Cochez Ajouter la date du jour en dessous.