Bijgewerkt op
Je klikt op Verzenden en krijgt een foutmelding: de bijlage is te groot. Gmail aanvaardt bijlagen tot 25 MB, Outlook.com tot 20 MB, en mailboxen van bedrijven of scholen soms minder. In twee stappen krijg je een PDF bijna altijd onder die grens.
Waarom is je PDF zo groot?
- Scans en foto's. Een gescande pagina is eigenlijk een foto. Twintig gescande pagina's zijn al snel 10 MB of meer.
- Afbeeldingen in hoge resolutie in presentaties, brochures of verslagen.
- Veel pagina's samen, bijvoorbeeld na het samenvoegen van meerdere documenten.
Een PDF met alleen tekst is zelden het probleem: die weegt meestal maar enkele honderden kB.
Stap 1: comprimeer de PDF
- Open PDF comprimeren en kies je bestand.
- Kies Gebalanceerd. Dat is voor de meeste bestanden de beste keuze.
- Klik op Comprimeren en download het kleinere bestand.
- Kijk naar de nieuwe grootte. Nog te groot? Probeer Sterk. Dan wordt het bestand het kleinst, maar zie je wel wat kwaliteitsverlies bij foto's.
Licht, Gebalanceerd of Sterk: welke kies je?
Comprimeren raakt alleen de afbeeldingen in je PDF aan: foto's, scans en illustraties. Tekst blijft echte tekst, dus die blijft scherp, selecteerbaar en doorzoekbaar. De drie sterktes verschillen in hoever de afbeeldingen verkleind worden:
- Licht houdt elke afbeelding op haar oorspronkelijke resolutie en slaat alleen foto's efficiënter op. Beste kwaliteit, kleinste besparing. Kies dit als het bestand maar een beetje kleiner moet.
- Gebalanceerd verkleint afbeeldingen ook tot ongeveer 200 dpi, wat op een scherm en op papier nog scherp is. Voor de meeste bestanden is dit de juiste keuze.
- Sterk verkleint afbeeldingen tot ongeveer 144 dpi. Dan wordt het bestand het kleinst. Tekst in scans blijft leesbaar, maar foto's ogen zachter als je inzoomt.
Na het comprimeren toont de tool hoeveel kleiner het bestand geworden is. Is het niet kleiner geworden, dan krijg je je origineel ongewijzigd terug.
Stap 2: nog te groot? Splits hem
Lukt het niet met comprimeren alleen, verstuur de PDF dan in delen.
- Open PDF splitsen en kies je (gecomprimeerde) bestand.
- Geef aan waar geknipt moet worden, bijvoorbeeld 10, 20 om te knippen na pagina 10 en na pagina 20. Tip: deel de grootte in MB door je limiet, dan weet je ongeveer in hoeveel delen je moet knippen.
- Download de zip, pak hem uit en verstuur elk deel in een aparte mail, met ‘deel 1 van 3’ in het onderwerp.
Een bijlage wordt voor het verzenden omgezet naar tekst en wordt daardoor ongeveer een derde groter. Afhankelijk van je mailbox telt die extra grootte mee voor de limiet. Blijf dus ruim onder de grens: bij een limiet van 25 MB is een PDF van hoogstens 18 MB een veilige keuze.
Nog een paar trucs
- Laat overbodige pagina's weg met Pagina's verwijderen, zoals lege pagina's of bijlagen die de ontvanger al heeft.
- Scan opnieuw aan een lagere resolutie. Voor tekst is 150 à 200 dpi meestal genoeg; 600 dpi maakt bestanden onnodig zwaar.
- Comprimeer voor of na het samenvoegen. Allebei werkt. Voeg je veel scans samen, comprimeer dan op het einde één keer het samengevoegde bestand.
- Ook Word- en PowerPoint-bestanden kan je comprimeren: de foto's erin worden kleiner, de tekst blijft bewerkbaar.
Veelgestelde vragen
Hoe groot mag een bijlage in een e-mail zijn?
Dat hangt af van je eigen mailbox en die van de ontvanger. Gmail aanvaardt tot 25 MB per bericht en Outlook.com tot 20 MB, maar mailboxen van bedrijven en scholen hebben soms een lagere limiet, bijvoorbeeld 10 MB. De laagste van de twee limieten is degene die telt.
Wordt mijn PDF geüpload als ik hem comprimeer?
Nee. PDFCommunity comprimeert en splitst het bestand in je eigen browser. Je PDF verlaat je toestel pas als je hem zelf mailt.
Merkt de ontvanger dat de PDF gecomprimeerd is?
Met Licht of Gebalanceerd meestal niet: tekst blijft even scherp als voordien en foto's zien er op een gewoon scherm hetzelfde uit. Met Sterk ogen foto's iets zachter als je inzoomt.
Mijn PDF wordt amper kleiner. Wat nu?
Dan bevat hij weinig afbeeldingen om te verkleinen, bijvoorbeeld omdat hij vooral uit tekst bestaat. Wordt het bestand niet kleiner, dan krijg je gewoon je origineel terug. Het bestand splitsen of overbodige pagina's weglaten is dan de beste oplossing.