PDF verkleinern für E-Mail – oder teilen

Aktualisiert am 15. Oktober 2026

Sie klicken auf Senden und erhalten eine Fehlermeldung: Der Anhang ist zu groß. Gmail erlaubt Anhänge bis 25 MB, Outlook.com bis 20 MB, Postfächer von Firmen oder Hochschulen manchmal weniger. In zwei Schritten bringen Sie ein PDF fast immer unter diese Grenze.

Warum ist Ihr PDF so groß?

Scans und Fotos. Eine gescannte Seite ist eigentlich ein Foto. Zwanzig gescannte Seiten kommen schnell auf 10 MB oder mehr.
Hochauflösende Bilder in Präsentationen, Broschüren oder Berichten.
Viele Seiten zusammen, zum Beispiel nachdem Sie mehrere Dokumente zusammengefügt haben.

Ein PDF mit reinem Text ist selten das Problem: Es wiegt meist nur ein paar hundert KB.

Schritt 1: das PDF komprimieren

Öffnen Sie PDF komprimieren und wählen Sie Ihre Datei.
Wählen Sie Ausgewogen. Das ist für die meisten Dateien die beste Wahl.
Klicken Sie auf Komprimieren und laden Sie die kleinere Datei herunter.
Prüfen Sie die neue Größe. Immer noch zu groß? Versuchen Sie Stark. Das ergibt die kleinste Datei, allerdings mit sichtbarem Qualitätsverlust bei Fotos.

Leicht, Ausgewogen oder Stark: Welche Stufe?

Beim Komprimieren werden nur die Bilder in Ihrem PDF bearbeitet: Fotos, Scans und Illustrationen. Text bleibt echter Text, also scharf, markierbar und durchsuchbar. Die drei Stufen unterscheiden sich darin, wie stark die Bilder verkleinert werden:

Leicht lässt jedes Bild in seiner ursprünglichen Auflösung und speichert nur Fotos effizienter. Beste Qualität, kleinste Ersparnis. Wählen Sie diese Stufe, wenn die Datei nur etwas kleiner werden muss.
Ausgewogen verkleinert Bilder zusätzlich auf etwa 200 dpi, was auf dem Bildschirm und auf Papier noch scharf ist. Für die meisten Dateien ist das die richtige Wahl.
Stark verkleinert Bilder auf etwa 144 dpi. Das ergibt die kleinste Datei. Text in Scans bleibt lesbar, Fotos wirken beim Hineinzoomen aber weicher.

Nach dem Komprimieren zeigt das Tool, um wie viel kleiner die Datei geworden ist. Ist sie nicht kleiner geworden, erhalten Sie Ihr Original unverändert zurück.

Schritt 2: immer noch zu groß? Teilen Sie es

Reicht Komprimieren allein nicht, senden Sie das PDF in Teilen.

Öffnen Sie PDF teilen und wählen Sie Ihre (komprimierte) Datei.
Geben Sie unter „Nach diesen Seiten teilen“ an, wo geschnitten wird, zum Beispiel 10, 20, um nach Seite 10 und nach Seite 20 zu teilen. Tipp: Teilen Sie die Größe in MB durch Ihre Grenze, dann sehen Sie ungefähr, wie viele Teile Sie brauchen.
Laden Sie die ZIP-Datei herunter, entpacken Sie sie und senden Sie jeden Teil in einer eigenen E-Mail, mit „Teil 1 von 3“ im Betreff.

Warum 20 MB manchmal trotzdem zu groß sind

Vor dem Versand wird ein Anhang in Text umgewandelt, wodurch er etwa ein Drittel größer wird. Je nach Postfach zählt diese zusätzliche Größe zur Grenze. Bleiben Sie also deutlich darunter: Bei einer Grenze von 25 MB ist ein PDF von höchstens 18 MB eine sichere Wahl.

Noch ein paar Tricks

Lassen Sie überflüssige Seiten weg mit Seiten löschen, etwa leere Seiten oder Anhänge, die der Empfänger schon hat.
Scannen Sie mit einer niedrigeren Auflösung neu. Für Text reichen meist 150 bis 200 dpi; 600 dpi macht Dateien unnötig schwer.
Komprimieren Sie vor oder nach dem Zusammenfügen. Beides funktioniert. Wenn Sie viele Scans zusammenfügen, komprimieren Sie die zusammengefügte Datei am Ende einmal.
Sie können auch Word- und PowerPoint-Dateien komprimieren: Die Fotos darin werden kleiner, der Text bleibt bearbeitbar.

Häufige Fragen

Wie groß darf ein E-Mail-Anhang sein?

Das hängt von Ihrem eigenen Postfach und dem des Empfängers ab. Gmail erlaubt bis zu 25 MB pro Nachricht und Outlook.com bis zu 20 MB, Postfächer von Firmen und Hochschulen haben aber manchmal eine niedrigere Grenze, zum Beispiel 10 MB. Es zählt die niedrigere der beiden Grenzen.

Wird mein PDF beim Komprimieren hochgeladen?

Nein. PDFCommunity komprimiert und teilt die Datei in Ihrem eigenen Browser. Ihr PDF verlässt Ihr Gerät erst, wenn Sie es selbst per E-Mail senden.

Merkt der Empfänger, dass das PDF komprimiert wurde?

Mit Leicht oder Ausgewogen meist nicht: Text bleibt so scharf wie vorher, und Fotos sehen auf einem normalen Bildschirm gleich aus. Mit Stark wirken Fotos beim Hineinzoomen etwas weicher.

Mein PDF wird kaum kleiner. Was nun?

Dann enthält es wenige Bilder, die sich verkleinern lassen, zum Beispiel weil es vor allem aus Text besteht. Wird die Datei nicht kleiner, erhalten Sie einfach Ihr Original zurück. Die beste Lösung ist dann, die Datei zu teilen oder überflüssige Seiten wegzulassen.